El Google Drive de hoy no se parece en nada al de hace unos años. Ahora ya no es únicamente un almacén de ficheros, también es una completa sala de oficina online para trabajar, solo o en grupo.

Google Drive comenzó siendo un almacén de ficheros online para guardar nuestros archivos en internet. Con el tiempo Google agregó Google Docs. Con esto se transformó en la opción ideal que admitía crear en grupo documentos, presentaciones, hojas de cálculo y otros proyectos amateurs y profesionales. Google Drive se actualiza continuamente y añadiendo nuevas funciones, aunque en ocasiones también elimina otras, sin hablar de los cambios en la interfaz.

Hay que reconocer que la velocidad a la que va la tecnología y la cantidad de información que se genera diariamente a nuestro alrededor da mucho vértigo. Esto provoca que llegue un momento en el que no sirve únicamente ser organizados con todos nuestros archivos, documentos, imágenes… que guardamos en Google Drive. Se requieren otras herramientas mucho que sean mucho más eficientes.

Google que de búsquedas sabe de largo ha decidido a añadir nuevas formas de encontrar todo lo que almacenamos dentro Drive.

Google Drive Search Chips

Los nuevos Search Chips de Google Drive

Los que somos usuarios habituales de Google Drive, hemos podido apreciar que la herramienta de búsqueda que viene incluida no resulta especialmente útil. Localizar un archivo, escribiendo las palabras que creemos pueden ser válidas para dicho fin suelen proporcionar resultados tan amplios que no nos llevan a ninguna parte.

En septiembre de este año, Google lanzó una función que permite a los usuarios filtrar correos electrónicos y resultados de búsqueda. Con ella están probando solucionar este problema mediante de la introducción de un nuevo conjunto de filtros ubicados en la parte superior de la interfaz. De esta manera permitirá al usuario afinar rápida y eficazmente cualquier tipo de consulta.

Tal y como publicó Google mediante un GIF este nuevo método limita los resultados por diferentes variables; tipo de archivo, fecha de modificación, ubicación… Cuando disponemos de multitud de archivos, poder encontrar uno en concreto puede suponernos una pérdida de tiempo importante y a su vez un problema. Google ha desarrollado para facilitar la búsqueda los Search Chips. Con estos chips de búsqueda, muy parecidos a los que emplea Gmail, se facilita el  buscar contenido filtrando con diversas opciones.

Lo cierto es que  solo con los filtros del nombre y el tipo de archivo ya facilita bastante la faena para encontrar el documento que queremos consultar. Si a esto además añadimos el nombre de por ejemplo algún colaborador, el acierto estará asegurado en caso de hallarse varias versiones.

Sea como sea, lo relevante es que el servicio de almacenamiento en Drive ha decidido por fin ponerse manos a la obra. Dentro de nada, la tarea de búsqueda será mucho más sencilla para todos los usuarios con esta nueva función y eso es de agradecer.

 

Acceso a la nueva función de filtrado de archivos

De momento estos nuevos filtros no están disponibles para todos los usuarios. Para tener acceso previamente en su versión beta se debía de rellenar un formulario de registro, formulario que actualmente ya está cerrado. La compañía comunicó que las suscripciones fueron solo una forma de expresar interés con la versión beta. De todas maneras, cuando los chips estén listos lo estarán para todos. Tanto para los usuarios de Workspace como para los clientes de G Suite Basic y Business.

Google Drive ya ofrece un modo de filtrar archivos, pero la compañía tiene oculta esta función. Se encuentra  detrás de un submenú al que se accede tocando el ícono más a la derecha en la barra de búsqueda. Por lo tanto, es innegable decir que la mayoría de las personas probablemente ni siquiera supieran de su existencia. Por el contrario, los nuevos chips de búsqueda son imposibles de pasar por alto.

Google Drive Search Chips

Filtros de búsqueda

A partir de ahora se podrán utilizar chips de búsqueda para mostrar resultados más relevantes basados ​​en:

  • Tipos de archivo. Documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, fotos e imágenes, archivos PDF, videos, accesos directos, carpetas, sitios, audio…
  • Personas.
  • Ubicación. Cómo una unidad compartida o una carpeta específica. Cuándo se modificó por última vez el documento. Hoy, este año, el año pasado, intervalo de fechas personalizado.
  • Solo títulos de archivo.
  • Etiquetas de unidades compartidas.
  • Tareas. Aprobaciones (en espera de mi aprobación, solicitadas por mí) o seguimientos (cualquiera, sugerencias, elementos de acción)

Se podrán usar varios filtros juntos a la vez. También habrá; File titles only (Solo títulos de archivo) y Shared drive labels (Etiquetas de unidad compartida).

Gracias a todos estos nuevos filtros la necesidad de hacer infinidad de búsquedas o clasificar resultados irrelevantes pasará a la historia.

En cuanto en Somos Sinapsis tengamos más información al respecto te lo haremos saber para que pruebes estos filtros de búsqueda por ti mismo.

Bibliotecaria frustrada que un día descubrió el potencial que tenía de creatividad y después de varios cursos de marketing decidió explotarlo en redes sociales y terminó haciéndose community mánager de diferentes empresas y artistas. Le encanta el silencio pero es melómana hasta la médula, puro espíritu de contradicción. Fanática de libros, películas y series de terror. Vive mirando una estrella, siempre en estado de espera.